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弊所担当との連絡の取り方について

こんにちは。新陽税理士事務所の吉田です。

今日は弊所担当との連絡の取り方についてです。

お電話

監査担当者には、事務所の方から各自へスマートフォンを支給しております。

弊所の代表番号にかけても大丈夫ですが、担当者の携帯に直接かけていただいた方が何かとスムーズです。

担当者が打ち合わせ等で出れなかった場合は、折り返しいたします。

ただし、土日祝日などの事務所休業日や担当者が有給で休んでいる場合は電話は繋がりません。

もし、緊急のことがあれば事務所代表電話までいただければと思います。

代表の吉田の携帯にかけてくださっても構いません。

メール

メールも担当者ごとにアドレスを取得しています。

業種によってはメールの方が便利という方もいらっしゃるため、メールで頻繁にやり取りさせていただくお客様もいます。

重要なことについては、担当者から吉田まで報告がありますが、もしお客様の方で私の耳に入れておきたいことなどがあれば、CCを入れて頂ければと思います。

チャット

弊所ではチャットワークというものを入れてます。

チャットのほか、文書のアップロードを素早くできるので、慣れればメールより使い勝手は良いですし、検索も可能です。

イメージとしてはラインのビジネス版といったところです。

ライン

担当者にスマートフォンを持たせていますので、ラインもできます。

ビジネスにもラインを用いている方がかなり増えています。

ラインがメインの連絡手段というお客様もいますので、初回面談時にID等交換できればと思います。

また、基本的に担当者にはスマートフォンを勤務時間外は置いて行って良いことにしてありますので、日中連絡できないときなどは、夜中にラインを入れて頂いても大丈夫です。

対応のスピードについて

弊所の監査担当には基本的に1営業日以内の対応を心がけるように伝えています。

回答が難しく法令等を調べるのが難しい場合は、その旨お客様に先にお伝えして、いつ回答できるかをお伝えしています。

私が見る限りでは、手前味噌ではありますが監査担当者のレスポンス速度は速いと感じています。

ただ、急な体調不良や有給、外出などですぐに対応できない場合がございますので、ご了承いただければ幸いです。

吉田に対する連絡について

私の方も監査担当と同様に、スマートフォン、ライン、メール、チャット、使えます。

名刺にも携帯番号を書いていますので、私の直接連絡を取ることももちろん大丈夫です。

何かあれば私の方までよろしくお願いいたします。