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自計化は適当でいい。これを読めば自計化(自分で経理)したくなるお話

       使い倒し方  

こんにちは。札幌の税理士の吉田です。

弊所の顧問契約のメインは、定期的に帳簿が正しく作られているのかのチェックです。きちんと帳簿を作ると、精度の高い業績管理も可能です。

帳簿を作るのには、私たちが作る「記帳代行」と、お客様の方で会計ソフトに入力していただく「自計化」があります。

基本的には「自計化」をお勧めしているのですが、どうしてもハードルが高いと感じられることがありますが、実はそれほどハードルは高くないのです。

その辺りのことを書きたいと思います。

自計化のメリット

業績の把握ができる

ご自身で経理を行ってもらうので、日々の現金の流れ、預金の流れなど把握ができます。これによって会計ソフトにログインした回数、現預金の残高確認も行えます。

また、業績もリアルタイムで更新されていくので、日々の売り上げの推移も確認が可能です。

会計ソフトに触る機会が増えるので、前月までの確定した売り上げや利益の確認も随時行えます。

業績を上げるためには、業績数値に触れることが一番です。業績に触れる回数が増えるほど、それだけ考える時間や回数が多くなります。

税理士に支払う料金が安くなる

ご自身で経理を行わない場合は、税理士事務所が記帳代行を行います。

効率化が進んでいるとはいえ、それなりに料金がかかります。(弊所の場合は、50仕訳ごとに5,000円+税がかかります。)

50仕訳くらいならいいのですが、300仕訳くらいあると月に30,000円はかかります。顧問料より高い場合もあるかも知れません。

経理処理は基本的には収益を生まない作業になるので、お金はあまりかけない方が良いと考えるのが一般的です。

自計化を簡単&効率化する方法

自計化をするときにネックとなるのは、日々の取引の処理です。

実は日々の取引の入力は専門的知識がなくても行えます。ちょっとしたコツでかなり簡単に入力できるんですね。

現金支払いの領収書や通帳を入力する

基本的には領収書と通帳を入力することです。

入力する項目は、日付、消費税区分、勘定科目、取引金額、相手先、内容の6コです。

これはほぼ領収書に書いていることなので、基本は領収書を見ながら入力です。

時間さえ割けば中学生でも入力ができます。

消費税と勘定科目はご自身で考えるので、少し解説します。

消費税区分は、消費税がかかるかかからないかが全て

消費税は会計ソフトによってですが、勘定科目で自動判定してくれますので、基本的にはいじらなくてOKです。

自動判定してくれない場合でも簡単です。

分けるのは、「消費税のかかる売上」「消費税のかかる仕入や経費」「消費税のかからない取引」の3つに分けます。

会計ソフトによっては、例えば「1」と入力すると消費税のかかる売上、「5」と入力すると消費税のかかる仕入・経費、と簡単に入力もできます。

100%間違いなく分ける必要はありません。なんとなくでOKです。あとは税理士事務所が直してくれます。それくらいで十分なんです。

勘定科目もなんとなくでOK

勘定科目もなんとなくでOKです。

電話代なら通信費、駐車料金なら旅費交通費など。

毎月同じような経費が出てくるので、使う勘定科目も限られてきます。1か月分入力すると、なんとなくですがわかってきます。

もしわからない経費がある場合は、全部「雑費」などにしましょう。会計事務所が直してくれます。その程度でいいんです。やってるうちに覚えます。

通帳やクレジットカードは読み込み機能を使う

通帳やクレジットカードについては読み込み機能を使えば、自動で読み込まれます。入力する必要はありません。(もちろん、そういう対応の会計ソフトを使ったり、ネットバンクを使ったりしてくださいね。)

通帳もクレジットカードも毎月似たような取引が出てきます。最初に設定さえしておけば、勝手に学習して仕訳してくれます。

ここもわからないものは、税理士事務所に丸投げでOKです。

売上や仕入れの請求書の入力

これも2パターンです。

売上は、「売掛金/売上」の仕訳をするだけ。

仕入れは、「仕入/買掛金」の仕訳をするだけ。

少し覚えたら会計ソフトで残高確認するやり方を教えてもらいましょう。振込手数料の調整なども税理士事務所で教えてくれます。

給料の入力

給料は給与計算ソフトを使いましょう。自動で源泉所得税や社会保険料の計算をしてくれます。

給与明細も設定さえすればメールで配信できます。

給与の仕訳も自動で会計ソフトに読み込みできます。

簡単です。

取引の95%は単純作業

その他にも業種によって必要な項目もありますが、基本的には単純作業です。

単純作業だけどアウトソースすると高いです。アウトソースすると、税理士事務所の人件費や利益も含まれますからね。

やはり機械に自動化させるか、自社内で完結するのがベストです。

95%は単純作業。少し覚えれば誰でもできる作業です。

残り5%はやはり少し難しい部分になります。そこは会計事務所の任せましょう。めったに出ない取引の処理方法を覚える余裕があったら、本業に精を出しましょう。

これであなたもきっと効率化できるはず!